Федерация профсоюзов Одесской области


Iнвентаризація каси у 2020 році PDF Печать E-mail

03.12.2020

Плануєте інвентаризацію каси? Читайте, як її документально оформити та правильно відобразити в обліку її результати

Мета інвентаризації – забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Про обов'язковість проведення інвентаризації каси зазначено в п. 7 розділу I Положення №879 та п. 46 Положення №148. Звідси зрозуміло, що у касі перевірятиметься готівка.

Готівка – це грошові знаки національної валюти України (банкноти та монети, у тому числі розмінні, оборотні, пам'ятні монети, які є платіжними засобами) (пп. 3 п. 3 Положення №148).

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Наголосимо, що для обліку операцій в іноземній валюті підприємство має вести окрему касову книгу.

Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковими касовими ордерами, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть окрему, від головного підприємства, касову книгу.

Підготовка до інвентаризації

Iнвентаризацію на підприємстві проводять у встановлені строки на підставі наказу керівника, складеного у довільній формі. На практиці в наказі або в додатках до такого наказу затверджують склад інвентаризаційної комісії (яка підписуватиме інвентаризаційні документи) та склад робочої інвентаризаційної комісії (яка безпосередньо і проводитиме таку інвентаризацію, в т. ч. у відокремлених підрозділах). До початку інвентаризації у матеріально відповідальної особи береться розписка за формою, визначеною додатком 7 Положення №148 (розписка є частиною акта про результати інвентаризації).

Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.

Проведення інвентаризації

Iнвентаризацію каси комісія починає з перевірки фактичної кількості коштів у касі шляхом покупюрного перерахування всіх готівкових коштів і перевірки інших цінностей (наприклад, проїзних документів, білетів, знаків поштової сплати (поштових марок, конвертів з марками, листівок із марками), цінних паперів тощо), які зберігаються в сейфі каси. Залишок готівки у касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Книги обліку – це касова книга, книга обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки, КОРО (у разі її використання) (пп. 13 п. 3 Положення №148).

У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО) (п. 46 Положення №148). Тобто звіряють фактичну суму готівки зі сумою, зазначеною в денному Х-звіті РРО (у РК і КОРО). I фактична сума готівки повинна збігатися зі сумою, відображеною в бухгалтерському обліку і підтвердженою касовими документами.

Комісія також перевіряє оприбуткування та списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги, адже:

1) вона повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою підприємства (за її наявності), а кількість аркушів у касовій книзі має бути засвідчена підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (чи особи, яка його заміщує);

2) записи в касовій книзі повинні бути здійснені у двох примірниках: перший примірник, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишається в касовій книзі; другий примірник – «Звіт касира» – є відривною частиною аркуша касової книги та звітом касира щодо руху грошей у касі, до якого додаються прибуткові та видаткові касові ордери, які потім здаються до бухгалтерії. Перші і другі примірники повинні мати однакові номери;

3) у ній не допускається виправлення помилок. Але якщо виправлення все ж таки зроблено, їх засвідчують підписами касира та головного бухгалтера (або особи, яка його заміщує);

4) касові операції із приймання та видачі готівкових коштів оформляються (у тому числі за строками) за кожним прибутковим та видатковим касовим ордером). Відразу в прибуткових і видаткових ордерах перевіряють наявність:

  • проставлення потрібних дат, номерів, сум;
  • зазначення підстав для їх виписування;
  • наявність підписів осіб, які одержали кошти;
  • відбитків печаток (за наявності) тощо;

5) у ній має бути підпис бухгалтера, який перевірив записи у касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів;

6) у касовій книзі мають бути виведені правильні підрахунки фактичних залишків готівки у касі на кінець дня.

У разі ведення касової книги в електронній формі перевіряють правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Також перевіряють журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, в якому реєструють прибуткові та видаткові касові ордери та інші касові документи, що його веде бухгалтер окремо за прибутковими та видатковими операціями.

Iнвентаризація ЦП у бездокументарній формі

Iнвентаризація цінних паперів у бездокументарній формі, переданих підприємством на зберігання депозитарним установам, полягає у звірянні залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок із рахунків у цінних паперах підприємства, виданих депозитарними установами.

Iнвентаризація цінних паперів

Наголосимо, що цінні папери за формою поділяються на бездокументарні цінні папери та документарні цінні папери (ч. 3 ст. 3 Закону про ЦП):

  • бездокументарним цінним папером є обліковий запис на рахунку в цінних паперах у системі депозитарного обліку цінних паперів;
  • документарним цінним папером є паперовий або електронний документ, оформлений у визначеній законодавством формі, що містить найменування виду цінного папера, а також визначені законодавством реквізити.

Відповідно до п. 6.4 Положення №879 під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі встановлюють:

  • наявність цінних паперів;
  • правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
  • повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Iнвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення. До бланків цінних паперів належать: акції, облігації, казначейські зобов'язання, інвестиційні сертифікати, ощадні (депозитні) сертифікати, іпотечні та приватизаційні папери, інші бланки, передбачені чинним законодавством.

Iнвентаризація коштів у дорозі

Під час інвентаризації коштів, що перебувають у дорозі, звіряють суми, зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.

Для обліку коштів, що значаться у дорозі, використовують субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та субрахунок 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті». До коштів, що значаться у дорозі, належить виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію й виконані роботи, внесена до банку чи каси для зарахування на розрахунковий рахунок.

У зв'язку з цим слід перевірити своєчасність і повноту зарахування на рахунки в банках кожної окремо зданої суми шляхом порівняння запису за дебетом 333 та 334 – це квитанції установ банку, копії супровідних відомостей про здавання виручки інкасаторам банку, та кредитом – це виписки банку про зарахування коштів на відповідні розрахункові рахунки.

Для встановлення можливих крадіжок кожну суму за дебетом субрахунків 333 та 334 зіставляють з документами, що підтверджують відправлення грошей, а за кредитом – з випискою банку або прибутковим касовим ордером.

Особливу увагу слід звернути на сальдо субрахунків 333 та 334 на перше число відповідного місяця і з'ясувати, чи немає фактів віднесення на субрахунок суми виручки, яку відносять до перших чисел наступного за звітним місяця.

Iнвентаризація коштів на рахунках підприємства

Iнвентаризацію коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках, на акредитивах проводять шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банку (п. 6.3 розділу III Положення №879).

Облік коштів на банківських рахунках ведуть на субрахунках: 311 «Поточні рахунки в національній валюті»; 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»; 313 «Iнші рахунки в банку в національній валюті»; 314 «Iнші рахунки в банку в іноземній валюті»; 315 «Спеціальні рахунки в національній валюті»; 316 «Спеціальні рахунки в іноземній валюті».

На практиці, щоб почати таку інвентаризацію, слід замовити в банку виписки за рахунками, а відтак звірити їх із залишками на відповідних субрахунках. Це також дасть можливість дізнатися про стан рахунку: активний, заблокований чи той, який варто закрити, бо ним не користуються.

Оформлення результатів інвентаризації

Нагадаємо, що про строки проведення інвентаризації, оформлення її результатів, а також відповідальність за її непроведення ми писали в статті про інвентаризацію ОЗ у «ДК» №47/2020. Як і у випадку ОЗ, основними документами для оформлення результатів інвентаризації цінностей відповідно до п. 14 розділу II Положення №879 є:

1) акти інвентаризації;

2) звіряльні відомості;

3) протокол інвентаризаційної комісії.

Розгляньмо особливості складання цих документів при інвентаризації каси.

1. Акти інвентаризації. В акті інвентаризації наявності готівки наводять фактичний залишок та залишок за даними обліку і визначають результат інвентаризації.

Відомості про готівку в іноземній валюті вносять до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.

Увага!

Якщо в касі підприємства зберігаються кошти в іноземній валюті, на нашу думку, на кожен вид іноземної валюти треба складати окремий акт інвентаризації каси.

У разі виявлення під час інвентаризації нестач або надлишків цінностей цей факт фіксують в акті. I тут касир записує причину їх виникнення. Виявлені лишки коштів оприбутковуються на підставі належним чином оформленого прибуткового касового ордера. Якщо в касі виявлено нестачу цінностей, керівник підприємства з'ясовує причину її виникнення та встановлює винну особу. Як правило, це касир (якщо не доведено протилежного), адже саме касир є матеріально відповідальною особою, з якою укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Акт про результати інвентаризації наявних коштів складається за формою, наведеною в додатку 7 до Положення №148, в двох примірниках, які підписують голова комісії, її члени та матеріально відповідальна особа. Один примірник акта передають до бухгалтерії підприємства, другий — залишають у касира.

Зверніть увагу!

Якщо інвентаризацію проводять при зміні матеріально відповідальної особи, то акт складають у трьох примірниках (по одному для матеріально відповідальних осіб, між якими відбувається передання цінностей, і один для бухгалтерії).

До акта інвентаризації грошових документів, бланків документів суворої звітності вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість. Для грошових документів і бланків суворої звітності може застосовуватися «Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності», форму якого затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. №572.

2. Звіряльна відомість результатів інвентаризації – такі відомості складає бухгалтер та відображає в ній розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними актів інвентаризації. Вартість лишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях наводить відповідно до їх оцінки в регістрах бухобліку. Такі розбіжності відображає у графі «Результати інвентаризації».

3. Протокол інвентаризаційної комісії – складають після закінчення інвентаризації. У ньому зазначають висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю цінностей з даними бухобліку, які наводять у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх урегулювання. У протоколі уточнюють: причини нестач, втрат, лишків, пропозиції щодо списання нестач, а також вжиття заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам. Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є істотною для прийняття рішень щодо цінностей та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності. Після закінчення інвентаризації протокол передають на розгляд та затвердження керівникові. Протокол має бути затверджений протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Нагадаємо, що матеріали інвентаризації (акти, звіряльні відомості, протоколи) потрібно оформляти не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розділу II Положення №879).

4. За результатами інвентаризації керівник видає наказ.

Відображення в обліку результатів інвентаризації

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерському обліку відображають таким чином:

1) унаслідок інвентаризації виявлено лишки – виявлені лишки цінних паперів, коштів, їх еквівалентів та інших оборотних матеріальних цінностей підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства (п. 46 Положення №148 та п. 4 розділу IV Положення №879).

– лишки готівки в касі відображають проведенням: Д-т 301, 302 К-т 719 «Iнші доходи від операційної діяльності».

– лишки грошових документів: Д-т 331, 332 К-т 719;

2) унаслідок інвентаризації виявлено нестачу – суму нестачі відшкодовують відповідно до законодавства, а саме: нестачу можуть списувати за розпорядженням керівника підприємства на витрати або з балансу та відносити на рахунок винних осіб:

– нестачу готівки та грошових документів списують проведенням: Д-т 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» К-т 301, 302, 331, 332 з одночасним відображенням на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

У разі якщо винні особи не встановлені, суму нестачі зараховують на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством, тобто вона підлягає списанню після закінчення строку позовної давності (3 роки);

– коли вину касира (чи іншої особи) у нестачі доведено: заборгованість касира перед підприємством нараховують проведенням: Д-т 375 К-т 716, а погашення нестачі в обліку відображають проведенням: Д-т 301, 302, 331, 332 К-т 375 (і складають прибутковий касовий ордер) з одночасним списанням її з позабалансового субрахунку 072. У разі якщо суму нестачі (відшкодування) утримують із зарплати касира (чи іншої особи), таку операцію відображають

Автор:

Щербина Світлана

Джерело

«Дебет-Кредит»