Федерация профсоюзов Одесской области


Бухгалтерская справка: когда составляем и по какой форме? PDF Печать E-mail

 

Сфера применения бухгалтерской справки расширяется как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Естественно, что бухгалтеров волнует вопрос относительно статуса этого документа и формы, по которой она должна составляться.

Является и бухгалтерская справка первичным документом?

Для правильного ведения бухгалтерского учета важно не только содержание хозяйственной операции, но и форма, в которой та или иная хозяйственная операция отражена (оформлена).

Основными нормативными документами, к которым обращаются бухгалтера при применении той или иной формы первичных документов, являются:

- Закон о бухучете;

- Методические рекомендации N 356;

- Положение N 88.

Например, из содержания п. 2.7 Положения N 88 можно узнать, что первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

Как видим, что любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки (формы) первичных документов, в том числе типовых и специализированных форм.

Необходимость в изменении типовых или специализированных форм возникает тогда, когда утвержденная форма этих форм (бланков) не соответствует действующему законодательству, а их разработчики не спешат вносить соответствующие изменения.

Например, форма бухгалтерской справки приведена в Методических рекомендациях N 356, но сфера применения данной справки - это исправление ошибок, выявленных в учетных регистрах за отчетный год после записей итогов учетных регистров в Главную книгу.

К тому же в приведенной в Методических рекомендациях N 356 форме нет обязательного реквизита: названия предприятия, от имени которого составлен документ. Его необходимо добавлять обязательно.

В приведенных выше нормативных документах нет прямого указания на то, что бухгалтерская справка является первичным документом.

Однако все бухгалтера понимают, что по своей сути бухгалтерская справка - это в основном первичный документ, который отвечает главному критерию, присущему первичному документу - служить основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Следовательно, бухгалтерскую справку можно составить в произвольной форме, но с обязательным наличием обязательных реквизитов или реквизитов типовых (специализированных) форм.

Если эти требования не соблюдаются, то бухгалтерская справка не может быть признана в качестве первичного документа. Такими бухгалтерскими справками, не подпадающими по статус первичного документа, могут быть различные информационные документы.

Например, при рассмотрении спора с контрагентами или налоговыми органами в судах, предприятие, к примеру, подает судебным органам информацию об остатках товарно-материальных ценностей, остаточной стоимости основных средств, о стоимости выполненных строительномонтажных работ и т. д. в виде бухгалтерской справки. В данном случае такая бухгалтерская справка не может иметь статуса первичного документа, так как она не отражает суть хозяйственной операции.

Для расчета диапазона цен (минимального или максимального) для целей трансфертного ценообразования необходимо произвести соответствующий расчет, но такая бухгалтерская справка не отражает хозяйственную операцию, а лишь может служит основанием для признания операции, соответствующей принципу "вытянутой руки", или же исходя из результатов расчета необходимо доначислить налоговое обязательство по налогу на прибыль если контролируемая операция не соответствует принципу "вытянутой руки".

Таким образом, не все бухгалтерские справки могут быть признаны первичными документами, так как важно не только название формы (бланка), но и ее (его) содержание.

Когда составляется бухгалтерская справка

Сфера применения бухгалтерской справки - это не только исправление ошибок. Она может применяться для фиксации любой другой хозяйственной операции.

Так как бухгалтерскую справку оформляют не только для исправления ошибок, ее содержание и форма будут зависеть прежде всего от сути проведенных операций, для которых ее составляют.

Все случаи использования бухгалтерской справки перечислить невозможно, поскольку это универсальный документ, которым можно подтвердить любые расчеты, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом. Основные случаи, когда без бухгалтерской справки не обойтись, приведем в таблице.

Таблица.

N
п/п

Хозяйственные операции, которые могут быть оформлены бухгалтерской справкой

Информация, которую необходимо отразить в бухгалтерской справке

Бухгалтерский учет

1.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Сторнируется неправильная (ошибочная) запись и отражается правильная запись с указанием сумм и корреспонденции счетов. Содержание таких бухгалтерских справок может быть самым разнообразным в зависимости от сути исправляемой ошибки

2.

Начисление амортизации необоротных активов

Расчет, согласно которому можно будет распределить сумму начисленной амортизации в разрезе конкретных счетов (субсчетов)

3.

Включение в первоначальную стоимость объекта основных средств суммы расходов, связанных с их улучшением (модернизаций, модификацией, достройкой, дооборудованием, реконструкцией и т. п.) или ремонтом

Обоснование того, что указанные расходы приведут к увеличению экономических выгод в будущем

4.

Начисление или уменьшение отсроченных налоговых активов или обязательств в соответствии с П(С)БУ 17

Основание для начисления или уменьшения ОМА или ОНО за отчетный период

5.

Распределение транспортно-заготовительных расходов (ТЗР)

Распределение ТЗР в соответствии с примерами, приведенными в П(С)БУ 9

6.

Расчет торговой наценки

Расчет торговой наценки в соответствии с требованиями П(С)БУ 9

7.

Начисление резервов и обеспечений в соответствии с учетной политикой предприятия

Расчет суммы резерва (счет 38 "Резерв сомнительных долгов") и обеспечений (счет 47 "Обеспечение предстоящих расходов и платежей")

8.

Перевод долгосрочной задолженности в краткосрочную

Расчет суммы долгосрочной задолженности (или ее части), которая подлежит погашению в течение 12 месяцев с даты баланса и должна отражаться в составе краткосрочной задолженности

9.

Начисление процентов по кредитнодепозитным операциям

Расчет процентов по кредитно-депозитным операциям за отчетный период. Данные для такого расчета берутся из соответствующих договоров (чаще всего это договоры с заимодателями).
В некоторых случаях банки сами указывают такие суммы в выписках по соответствующих счетах в последний рабочий день отчетного периода. В этом случае оформление таких операций бухгалтерскими справками не обязательно

10.

Списание дебиторской или кредиторской задолженности, в том числе безнадежной

Документируются операции по списанию задолженности, а также операции по погашению ранее списанной задолженности

Начисление обязательств по налогам и сборам, которые автоматически не отражаются по счету 64 "Расчеты по налогам и платежам"

Расчеты производятся на основании налоговой отчетности или других документов, например, актов проверок контролирующих органов

11.

Расчет средней заработной платы работникам в случаях, предусмотренных трудовым законодательством

В расчетах отражаются все данные, которые необходимы для расчета средней заработной платы работникам

12.

Расчет удержаний из заработной платы по исполнительным документам (алиментов, ущерба и т.п.)

Расчет сумм удержаний, которые в исполнительных документах определены в процентах от заработной платы.
Если в исполнительных документах указана фиксированная сумма к удержанию, то оформлять такое удержание бухгалтерской справки не нужно

13.

Проведение взаимозачетов по счетам (субсчетам)

Информация о зачете авансовых полученных или оплачены после получения или отгрузки товаров, оказания услуг или выполнения работ

14.

Начисление расходов и доходов будущих периодов, включение их в состав расходов и доходов текущего отчетного периода

Перераспределяются суммы расходов и доходов будущих периодов между текущим и будущими отчетными периодами. На основании этой бухгалтерской справки выполняются проводки по счетам 39 "Расходы будущих периодов" и 69 "Доходы будущих периодов"

15.

Расчет курсовых разниц по операциям с иностранной валютой

Основание для проведения расчета курсовых разниц и официальные курсы валют НБУ

16.

Распределение общепроизводственных расходов

Расчет и распределение общепроизводственных расходов на объекты затрат (виды готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) в соответствии с учетной политикой на предприятии

17.

Начисление дивидендов или направления распределения прибыли

Такое распределение оформляется бухгалтерской справкой если нет распорядительных документов относительно конкретных сумм

18.

Закрытие сальдо операционных счетов класса 7, 8 и 9, перенос финансового результата на счет 44

Бухгалтерские справки в этом случае оформляются формально: на основании данных главной книги (сальдо по соответствующим счетам и субсчетам)

19.

Изменения в учетной политике

Расчет и бухгалтерские проводки, фактически выполненные бухгалтером вследствие изменений в учетной политике предприятия

Налоговый учет

20.

Расчет (обоснование) обычной цены в случаях, предусмотренных НК Украины

На сумму превышения базы налогообложения, определенной в соответствии со статьями 188 и 189 разд. V НК Украины, над фактической ценой поставки, составляется отдельная налоговая накладная.

21.

Расчет суммы налогового кредита по НДС, уплаченным (начисленным) в составе стоимости товаров/услуг, необоротных активов, приобретенных до 01.07.2015 г., по которым налоговый кредит не был начислен

Отнесение сумм НДС к налоговому кредиту в соответствии с п. 36 подразд. 2 разд. XX НК Украины

22.

Расчет диапазона цен (рентабельности) по контролируемым операциям

Проводится расчет минимального значения диапазона цен (рентабельности) по экспортным операциям и максимального значения диапазона цен (рентабельности) по импортным операциям в соответствии со ст. 39 разд. I НК Украины

23.

Расчеты корректировок налоговых разниц по налогу на прибыль

Если в налоговом учете возникают налоговые разницы, то обосновывать их сумму необходимо с помощью бухгалтерских справок.
Например, финансовый результат до налогообложения увеличивается на 30 % стоимости товаров (в том числе необоротных активов), приобретенных у нерезидентов, включенных в перечень стран с низким уровнем налогообложения

Таким образом, с помощью бухгалтерской справки подтверждают множество расчетных показателей, в том числе расчеты любых налоговых платежей, исчислении штрафов и пени за нарушение хозяйственных договоров, а также невыполнение норм действующего законодательства и т. д.

Форма бухгалтерской справки

Предприятие может разработать и утвердить одну универсальную или несколько специальных форм бухгалтерской справки в зависимости от случаев ее составления.

Формы бухгалтерских справок могут быть утверждены в приказах о документообороте на предприятии или об учетной политике.

При необходимости предприятие может утвердить вместо формы бухгалтерской справки самостоятельно разработанные формы своих внутренних документов - например, "Расчет начисления амортизации по основным средствам", "Расчет операционных курсовых разниц", "Расчет диапазона цен по контролируемым операциям" и т. д.

Образцы заполнения бухгалтерских справок

Исправительные бухгалтерские справки. Наиболее часто бухгалтерам приходится обращаться к составлению бухгалтерской справки в том случае, когда выявлены ошибки в учете за прошлые отчетные периоды.

Внесение "красного сторно" и дополнительных бухгалтерских проводок в учетный регистр осуществляется в месяце, в котором обнаружена ошибка (в соответствии с датой, указанной в такой справке).

Исправительная бухгалтерская справка, которая затрагивает операции по счетам бухгалтерского учета, должна содержать обязательные реквизиты.

Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки - главным бухгалтером.

Пример. Предприятие обнаружило ошибку в исчислении дохода от реализации товаров за декабрь 2017 года: вместо 69 тыс. грн дохода (10 единиц товара по цене 6900 грн за единицу) было отражено 96 тыс. грн (10 единиц товара по цене 9600 грн за единицу). Сумма налогового обязательства по НДС была исчислена неправильно (завышена).

Также предприятие на основании Расчета корректировки к налоговой накладной уменьшает налоговое обязательство по НДС в январе 2018 года на сумму 4500 грн.

Исправление ошибки на предприятии проведено путем составления бухгалтерской справки от 29.01.2018 г.

Форма бухгалтерской справки, которой исправлена ошибка по доходу от реализации товаров, приведена на рис. 1.

При исправлении ошибок методом "сторно" возможны две ситуации:

1) ошибка выявлена до составления годовой отчетности, но после окончания отчетного месяца или квартала, тогда ее исправление сводится к составлению бухгалтерской справки и внесению в учетные данные исправительных записей согласно составленной справке. Годовая финансовая отчетность будет составлена уже с учетом правильных данных;

2) исправление ошибок прошлых лет, повлиявших на величину нераспределенной прибыли (непокрытого убытка). Такой порядок исправления ошибок определен в п. 4 П(С)БУ 6:

"...исправление ошибок, допущенных при составлении финансовых отчетов в предыдущих годах, проводится путем корректировка сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного года, если такие ошибки влияют на величину нераспределенной прибыли (непокрытого убытка)".

Расчетный бухгалтерские справки. Не менее часто бухгалтерам приходится составлять различные расчетные справки. Практически все предприятия начисляют амортизацию по основным средствам, которая также может быть оформлена в виде бухгалтерской справки, форму которой мы существенно изменим.

Предположим, что предприятие использует для всех групп основных средств прямолинейный метод начисления амортизации.

Если ошибки, допущенные в первичных документах или учетных регистрах, обнаружены до переноса записей в Главную книгу за текущий месяц, в котором они были составлены, то такие ошибки исправляются корректурным способом.

При этом способе неправильный текст и/или цифры зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было их прочесть, и над ними пишется правильный текст и/или цифры. Обязательно делается надпись "исправлено", указывается дата исправления, и это заверяется подписями лиц, подписывающих исправленный документ или регистр.

Никакие дополнительные документы при этом не составляются, так как ошибка исправлена до составления отчетности и закрытия периода, и в отчетности будут отражены уже исправленные данные.

Форма бухгалтерской справки, в которой проводится расчет начисления амортизации основных средств за отчетный месяц, приведена на рис. 2.

Следовательно, оформлять бухгалтерские справки на любые операции, связанные с проведением каких-либо расчетов, очень полезно. Это поможет детально объяснить сумму любой хозяйственной операции, которая формируется на основании специально проведенных расчетов.

Рисунки 1, 2 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".

Список использованных документов

НК Украины - Налоговый кодекс Украины

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. N 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине"

Методические рекомендации N 356 - Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. N 356

П(С)БУ 6 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 6 "Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах", утвержденное приказом Минфина Украины от 28.05.1999 г. N 137

П(С)БУ 9 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 "Запасы", утвержденное приказом Минфина Украины от 20.10.1999 г. N 246

П(С)БУ 17 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 17 "Налог на прибыль", утвержденное приказом Минфина Украины от 28.12.2000 г. N 353

Положение N 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. N 88

Людмила Волинец

"Консультант бухгалтера" N 3 (847) 12 лютого 2018 року