Федерация профсоюзов Одесской области


Правила оформлення видаткових касових документiв PDF Печать E-mail

 

Облiк та ведення касових операцiй - це, на перший погляд, найпростiший вид бухгалтерського облiку, так як вiн практично повнiстю регламентований нормативними документами i пiдприємствам/установам необхiдно лише скрупульозно їх виконувати.

Але з iншого боку цей вид бухгалтерського облiку практично не допускає помилок i виправлень, що в свою чергу накладає певну вiдповiдальнiсть на облiкових працiвникiв, вiдповiдальних за ведення даного виду облiку. Адже помилки, що будуть допущенi в касових документах, можуть призвести до значних штрафних (фiнансових) санкцiй.

Саме тому до оформлення касових документiв потрiбно вiдноситися дуже вiдповiдально та чiтко дотримуватися чинних нормативно-правових актiв.

Нагадаємо, що питання обiгу готiвки до 04.01.2018 р. регулювалися Положенням N 637, а з 05.01.2018 р. - новим Положенням N 148.

Поява нового нормативно-правового акту вимагає ретельного його вивчення. Адже самi незначнi змiни необхiдно врахувати в роботi з готiвковими коштами та при оформленнi первинних документiв.

Нагадаємо, що для ведення касових операцiй в штатi пiдприємства/установи, як правило, передбачається посада касира, який несе повну матерiальну вiдповiдальнiсть за збереження та видачу всiх цiнностей, що надходять або видаються з каси.

Керiвник установи/пiдприємства пiд час прийняття на роботу касира укладає з ним договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть та ознайомлює його пiд пiдпис iз вимогами Положення N 148.

Керiвник установи/пiдприємства для здiйснення функцiй касира може прийняти рiшення щодо виконання таких функцiй працiвником iншої/iншого установи/пiдприємства, залученого на пiдставi укладеної угоди на надання послуги з надання персоналу, у якiй обов’язково зазначається вимога про повну матерiальну вiдповiдальнiсть такого працiвника (п. 44 розд. IV Положення N 148).

Обов'язки бухгалтера та касира при веденнi касових операцiй

При документальному оформленнi касових операцiй важливо розмежовувати обов’язки мiж касиром та бухгалтером. Зробити це необхiдно виходячи зi змiсту Положення N 148. Саме в цьому документi мiстяться вказiвки щодо розподiлу обов’язкiв мiж бухгалтерами та касирами.

Звичайно, що посадовi iнструкцiї бухгалтерiв та касирiв повиннi мiстити такий же розподiл обов’язкiв та не суперечити нормам Положення N 148.

Обов’язки бухгалтера при веденнi касових операцiй

Бухгалтер, вiдповiдальний за облiк касових операцiй i роботу з касовими документами, займається випискою та оформленням касових ордерiв.

Це випливає зi змiсту п. 32 розд. III Положення N 148:

"Прибутковi касовi ордери i квитанцiї до них, а також видатковi касовi ордери i видатковi вiдомостi заповнюються бухгалтером (вiдповiдальною особою установи/пiдприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документiв) у будь-який спосiб, який забезпечив би належне збереження цих записiв протягом установленого для зберiгання документiв термiну.

У касових ордерах зазначається пiдстава для їх складання i перелiчуються доданi до них документи. Видача касових ордерiв i видаткових вiдомостей на руки особам, якi вносять або одержують готiвку, забороняється...".

До видаткових ордерiв додаються заяви на видачу готiвки, розрахунки.

Пiсля оформлення касового ордера бухгалтер передає його на пiдпис головному бухгалтеру та/або керiвнику пiдприємства.

Видатковий касовий ордер має бути пiдписаний керiвником пiдприємства та головним бухгалтером або особою, уповноваженою керiвником. Виняток становить випадок, коли на документах (заявах, рахунках тощо), що додаються до видаткового касового ордера, стоїть дозвiльний напис керiвника пiдприємства. У такому разi його пiдпис на видатковому касовому ордерi не обов'язковий (п. 26 розд. III Положення N 148). Бухгалтер до передавання касових ордерiв до каси пiдприємства реєструє їх у журналi реєстрацiї прибуткових i видаткових касових документiв (п. 33 розд. III Положення N 148).

Обов’язки касира при видачi готiвки з каси

Пiсля одержання з бухгалтерiї видаткових касових ордерiв касир зобов'язаний перевiрити (п. 34 розд. III Положення N 148):

1) наявнiсть i справжнiсть на документах пiдписiв, передбачених додатком 3 до Положення N 148, а на видатковiй вiдомостi - дозвiльного напису керiвника установи/пiдприємства або осiб, якi ним уповноваженi;

2) правильнiсть оформлення документiв, наявнiсть усiх реквiзитiв;

3) наявнiсть перелiчених у документах додаткiв.

Касир повертає документи для оформлення в разi невиконання хоча б однiєї iз вимог, наведених у п. 34 розд. III Положення N 148.

Касовi ордери або видатковi вiдомостi пiсля їх одержання або видачi за ними готiвки пiдписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється вiдбиток штампа або напис "Оплачено" iз зазначенням дати (число, мiсяць, рiк).

Касовi документи пiсля складання касиром звiту та оброблення цього звiту комплектуються в хронологiчному порядку, нумеруються, формуються в справи вiдповiдно до номенклатури справ та зберiгаються вiдповiдно до законодавства України вiдповiдальною особою, на яку керiвником покладено обов'язок щодо їх зберiгання (п. 35 розд. III Положення N 148).

Касовi документи виносяться з примiщення установи/пiдприємства тiльки за письмовим дозволом керiвника або головного бухгалтера. До кiнця робочого дня такi документи обов’язково повиннi бути повернутi до примiщення установи/пiдприємства.

Касир здiйснює записи в касовiй книзi за операцiями з видачi готiвки за кожним касовим ордером i видатковою вiдомiстю в день видачi. За вiдсутностi руху готiвки в касi протягом робочого дня записи в касовiй книзi в цей день не здiйснюються (п. 40 розд. IV Положення N 148).

Касир щоденно в кiнцi робочого дня пiдсумовує операцiї за день, виводить залишок готiвки в касi на початок наступного дня i передає до бухгалтерiї як звiт касира другi примiрники, що є вiдривною частиною аркуша касової книги (копiю записiв у касовiй книзi за день), з прибутковими i видатковими касовими ордерами пiд пiдпис у касовiй книзi.

Готiвка, видана за видатковими вiдомостями на виплати, пов’язанi з оплатою працi, вiдображається в касовiй книзi пiсля закiнчення строкiв цих виплат згiдно з п. 18 розд. II Положення N 148, а закриття вищезазначених документiв та виписка вiдповiдних видаткових касових ордерiв здiйснюються в порядку, визначеному в п. 31 розд. III Положення N 148.

Пунктом 31 розд. III Положення N 148 передбачено, що касир зобов'язаний пiсля закiнчення встановлених строкiв виплат, пов'язаних з оплатою працi за видатковими вiдомостями:

1) у видатковiй вiдомостi проти прiзвища осiб, яким не здiйснено виплату, поставити вiдбиток штампа або зробити напис "Депоновано";

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) у кiнцi видаткової вiдомостi зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка пiдлягає депонуванню, звiрити цi суми iз загальним пiдсумком за видатковою вiдомiстю i засвiдчити напис своїм пiдписом. Якщо готiвка видавалася не касиром, а iншою особою, то на вiдомостi додатково робиться напис "Готiвку за вiдомiстю видав (пiдпис)";

4) здiйснити запис у касовiй книзi згiдно з виписаним бухгалтерiєю видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою вiдомiстю.

Бухгалтер здiйснює перевiрку записiв, зроблених касирами у видаткових вiдомостях та здiйснює пiдрахунок виданих i депонованих за ними сум. Депонованi суми, що пiдлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Пiдприємства (установи), якi мають одного касира, у разi потреби тимчасової його замiни виконання обов'язкiв касира покладають на iншого працiвника за письмовим наказом керiвника. З цим працiвником також укладається договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть на час виконання ним обов’язкiв касира.

Установи/пiдприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язкiв покладають на бухгалтера чи iншого працiвника, з яким укладається договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть, вiдповiдно до письмового розпорядження керiвника.

Алгоритм дiй бухгалтера та касира при видачi готiвки з каси

Послiдовнiсть дiй бухгалтера та касира при оформленнi операцiй з видачi готiвки з каси наведемо на рис. 1.

Оформлення видаткових касових документiв

Перш нiж видати грошовi кошти за видатковим касовим ордером, касир зобов’язаний перевiрити правильнiсть його оформлення та наявнiсть усiх його реквiзитiв. Перелiк обов’язкових реквiзитiв видаткового касового ордера та порядок їх заповнення наведемо в таблицi.

Таблиця.

Реквiзити видаткового касового ордеру

Порядок заповнення реквiзитiв видаткового касового ордера

"найменування пiдприємства/установи/органiзацiї"

Вказується назва суб'єкта господарювання, який видає готiвковi кошти

"Iдентифiкацiйний код в Єдиному державному реєстрi пiдприємств та органiзацiй України"

Зазначається iдентифiкацiйний код суб’єкта господарювання, який видає готiвковi кошти, згiдно з ЄДРПОУ

"Видатковий касовий ордер"

Ставиться номер та дата оформлення касового ордеру

"N з/п"

Це новий реквiзит у видатковому касовому ордерi. Його поява може означати лише одне, що в видатковому касовому ордерi можуть бути заповненi декiлька рядкiв, в яких будуть задiянi рiзнi бухгалтерськi рахунки чи субрахунки (наприклад, якщо пiдприємство веде облiк пiдзвiтних сум окремо по вiдрядженням та господарським потребам, то вказуються рiзнi субрахунки при видачi коштiв пiд звiт на вiдрядження та вирiшення господарських потреб, а ордер виписується один на загальну суму). Зрозумiло, що на бланках, виготовлених друкарським способом, може бути лише один номер за порядком, а ось на бланках, що роздруковуються на комп’ютерах (чи iнших аналогiчних пристроях), можлива наявнiсть декiлькох рядкiв. При цьому нiяких пояснень в Положеннi N 148 вiдносно даного реквiзиту немає, а тому необхiдно дочекатися чiтких роз’яснень вiд НБУ чи фiскальних органiв, щоб не було непорозумiнь в подальшому

"Номер документа"

Зазначають порядковий номер видаткового касового ордера, за яким вiн зареєстрований у журналi реєстрацiї прибуткових i видаткових касових документiв

"Дата складання"

Вiдображають дату складання видаткового касового ордера. Вона повинна вiдповiдати датi, за якою цей документ зареєстрований у журналi реєстрацiї прибуткових i видаткових касових документiв

"Кореспондуючий рахунок, субрахунок"

Наводять дебет рахунка (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунка 30 "Готiвка"

"Код аналiтичного рахунку"

Цей реквiзит заповнюють у тому випадку, якщо пiдприємство застосовує спецiальну систему кодування господарських операцiй, у тому числi видачi готiвки з каси

"Сума"

Вiдображають суму операцiї цифрами

"Код цiльового призначення"

Цей реквiзит заповнюють тодi, коли пiдприємство застосовує спецiальну систему кодування господарських операцiй, у тому числi видачi готiвки з каси

"Видати"

Зазначається прiзвище, iм’я по батьковi особи, яка отримує кошти. Звертаємо увагу, що видача готiвки може здiйснюватися за довiренiстю, оформленою у встановленому порядку згiдно iз законодавством України, особам, якi з поважних причин не мають змоги поставити пiдпис власноручно. У такому разi в текстi ордера пiсля прiзвища, iменi та по батьковi одержувача готiвки бухгалтер зазначає прiзвище, iм'я та по батьковi особи, якiй довiрено одержувати грошовi кошти. Довiренiсть або нотарiально засвiдчена копiя довiреностi залишається в касира i додається до видаткового касового ордера або видаткової вiдомостi.
У разi видачi зарплати за видатковою вiдомiстю касиром або iншою особою, на яку за письмовим наказом керiвника покладаються обов’язки, установленi для касирiв, у рядку "Видати" касового ордеру, що оформляється на загальну суму проведених касових операцiй (видачi готiвки за видатковою вiдомiстю) вказуються прiзвище, iм’я, по батьковi особи, вiдповiдальної за здiйснення вказаної господарської операцiї i правильнiсть її оформлення (тобто касира чи iншої особи, на яку за письмовим наказом керiвника покладаються обов’язки, установленi для касирiв)

"Пiдстава"

Вiдображаються пiдстави щодо видачi даних коштiв, а саме:
- видача готiвки пiд звiт (витрати на вiдрядження та господарськi потреби);
- виплата заробiтної плати, соцiальних допомог, матерiальної допомоги;
- видача позики працiвниковi;
- виплата дивiдендiв учасникам товариства;
- здача готiвкової виручки та iнших надходжень до каси пiдприємства на поточний рахунок у банку (самостiйно, через iнкасаторiв тощо)

"Сума"

Зазначається фактично видана сума коштiв прописом (гривень - прописом, копiйок - цифрами)

"Додаток:"

Зазначаються додатковi документи, що додаються до видаткового касового ордера i є пiдставою для його оформлення (заяви, розрахунки тощо)

"Керiвник", "Головний бухгалтер"

Зазначаються пiдпис, прiзвище та iнiцiали керiвника i головного бухгалтера. Видатковий касовий ордер має право пiдписувати заступник керiвника (або iнший працiвник) за умови, що вiн надiлений керiвником пiдприємства вiдповiдними повноваженнями. Такi повноваження мають бути закрiпленi внутрiшнiми розпорядчими документами (наказами, положеннями тощо).
Керiвник, за наявностi на пiдприємствi посад головного бухгалтера та касира, не має права одноосiбно пiдписувати касовi документи. Водночас, у разi вiдсутностi на пiдприємствi iнших працiвникiв, керiвник має право пiдписувати касовi документи одноосiбно, як керiвник пiдприємства.
Наявнiсть у штатi посади бухгалтера робить неправомiрним пiдписання касових документiв керiвником пiдприємства одноосiбно.
Сумiщення однiєю особою обов’язкiв головного бухгалтера i касира не означає, що на касовому ордерi може ставитися один пiдпис - адже коло обов'язкiв головбуха та касира не збiгається.
Аналогiчний висновок справедливий i в ситуацiї, коли обов’язки касира виконує керiвник пiдприємства.
На той факт, що в цiй ситуацiї керiвник повинен розписуватися в касовому ордерi окремо як касир i як керiвник пiдприємства, вказували i податкiвцi в консультацiї, розмiщенiй у категорiї 109.15 "ЗIР". Отже безпечнiше все ж буде поставити всi пiдписи, якi вимагає форма вiдповiдного касового документа

"Одержав"
"___" ______20__року"

Вiдображається прописом сума отриманих коштiв (гривень - словами, копiйок - цифрами) та дата отримання. У касових ордерах, якi оформляють на загальну суму проведених пiдприємством касових операцiй (видача готiвки за вiдомостями на виплату грошей, електронними платiжними засобами, здавання готiвки до банку), реквiзит "Одержав" не заповнюють (абзац п’ятий п. 32 розд. III Положення N 148).
При цьому документом, що свiдчить про здавання виручки до банку, є квитанцiя до прибуткового документа банку на внесення готiвки, засвiдчена пiдписами вiдповiдальних осiб банку i вiдбитком печатки (штампу) банку. Якщо пiдприємство здає виручку до банку через iнкасаторiв, таким документом буде копiя супровiдної вiдомостi до сумки з готiвкою, засвiдчена пiдписом i вiдбитком печатки iнкасатора-збирача. Документом, що свiдчить про прийняття готiвки програмно-технiчним комплексом самообслуговування для подальшого її переказу, є квитанцiя платiжного термiнала (слiп)

"Пiдпис одержувача"

Проставляється пiдпис особи, яка отримала кошти. Фiзична особа розписується у видатковому касовому ордерi про одержання готiвки iз зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копiйок - цифрами). Цей реквiзит може не заповнюватися у видаткових касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених пiдприємством касових операцiй (зокрема, при видачi готiвки за вiдомостями на виплату готiвки)

"(найменування, номер, дата та мiсце видачi документа, який засвiдчує особу одержувача)"

Зазначається найменування, номер, дата та мiсце видачi документа, який засвiдчує особу одержувача. Касир вимагає пред'явити паспорт або iнший документ, що посвiдчує особу та вiдповiдно до законодавства України може бути використаний на територiї України для укладення правочинiв, у разi видачi окремим фiзичним особам готiвки (у тому числi працiвникам установи/пiдприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою вiдомiстю, записує його найменування i номер, ким i коли вiн виданий.
У касових ордерах, якi оформляють на загальну суму проведених пiдприємством касових операцiй (видача готiвки за вiдомостями на виплату готiвки, здача готiвки до банку), цей реквiзит не заповнюють

Проконтролювавши наявнiсть i правильнiсть заповнення всiх перелiчених вище реквiзитiв видаткового касового ордера, касир приступає до видачi за ним грошей.

У разi невиконання хоча б однiєї iз зазначених вимог касир повертає документи до бухгалтерiї для вiдповiдного оформлення.

Вiдомiсть на виплату готiвки

Можливiсть застосування вiдомостi на виплату грошей передбачено Положенням N 148 (її типову форму наведено в додатку 1 до цього документа).

Вiдомiсть є касовим документом. Про це свiдчить пп. 11 п. 3 розд. I Положення N 148:

"Касовi документи - документи (касовi ордери та вiдомостi на виплату готiвки, розрахунковi документи, квитанцiї програмно-технiчних комплексiв самообслуговування, вiдомостi закупiвлi сiльськогосподарської продукцiї, iншi прибутковi та видатковi касовi документи), за допомогою яких вiдповiдно до законодавства України оформляються касовi операцiї, звiти про використання коштiв, а також вiдповiднi журнали встановленої форми для реєстрацiї цих документiв та книги облiку".

Вiдомiсть, як i видатковi касовi ордери, застосовують для видачi готiвки з каси (п. 27 розд. III Положення N 148).

Видатковi касовi ордери або видатковi вiдомостi не приймаються для виведення залишку готiвки в касi, якщо видача готiвки з каси не пiдтверджена пiдписом одержувача. При оформленнi касових документiв замiнювати власноручний пiдпис факсимiльним не можна.

Вiдомiсть оформляють, як правило, щоразу, коли потрiбно здiйснити ту чи iншу виплату одразу декiльком працiвникам.

Видача готiвки фiзичним особам, яких немає в штатному розписi установи/пiдприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою вiдомiстю.

Крiм того, як правило, окремi вiдомостi вiдкривають на кожен структурний пiдроздiл пiдприємства, а також на кожен вид виплат.

Оформлена належним чином (з додержанням усiх передбачених Положенням N 148 вимог) вiдомiсть передається на пiдпис головному бухгалтеру та керiвнику пiдприємства. Далi вiдомiсть передають до каси пiдприємства для виплати грошей.

Пiсля одержання оформленої вiдомостi на виплату грошей касир зобов’язаний перевiрити:

- наявнiсть на документах i справжнiсть вiдповiдних пiдписiв (головного бухгалтера та керiвника);

- правильнiсть оформлення вiдомостi та наявнiсть усiх її реквiзитiв.

У разi невиконання хоча б однiєї з вимог, що висуваються до оформлення вiдомостi на виплату грошей, касир повертає її до бухгалтерiї для вiдповiдного переоформлення.

Якщо ж перевiрка показала, що вiдомiсть оформлена правильно, то касир на її пiдставi виплачує з каси пiдприємства належнi вiдповiдним особам суми готiвкових коштiв.

Фрагмент заповнення Вiдомостi на виплату готiвки наведемо на рис. 2.

Бухгалтер пiдприємства перевiряє записи, здiйсненi касиром у вiдомостi, i здiйснює пiдрахунок виданих i депонованих за нею сум.

На видану заробiтну плату бухгалтером оформлюється видатковий касовий ордер (рис. 3).

Аналiтичний облiк розрахункiв за неотриману в установлений для виплати з каси пiдприємства термiн суму з оплати працi (розрахункiв з депонентами) ведеться в Реєстрi депонованої заробiтної плати.

Касир зобов'язаний пiсля закiнчення встановлених строкiв виплат, пов’язаних з оплатою працi за видатковими вiдомостями, скласти реєстр депонованих сум.

Форма Реєстру депонованої заробiтної плати наведена в Методичних рекомендацiях N 356. Зразок Реєстру депонованої заробiтної плати наведемо на рис. 4.

На загальну суму депонованої заробiтної плати бухгалтер оформляє один загальний видатковий касовий ордер, на пiдставi якого сума невиданої заробiтної плати здається до банку для зарахування на поточний рахунок пiдприємства (рис. 5).

Видатковi касовi ордери на видачу готiвки пiд звiт

Готiвка пiд звiт або на вiдрядження видається суб’єктам господарювання вiдповiдно до законодавства України. Готiвка видається пiд звiт (п. 9 розд. II Положення N 148):

1) на закупiвлю сiльськогосподарської продукцiї та заготiвлю вторинної сировини на строк не бiльше 10 робочих днiв;

2) на закупiвлю брухту чорних металiв i брухту кольорових металiв - на строк не бiльше 30 робочих днiв вiд дня видачi готiвки пiд звiт;

3) на всi iншi виробничi (господарськi) потреби - на строк не бiльше двох робочих днiв, включаючи день отримання готiвки пiд звiт.

Пiдзвiтна особа має право продовжити строк використання виданих пiд звiт коштiв, якщо готiвка одночасно видана як на вiдрядження, так i для вирiшення в цьому вiдрядженнi виробничих (господарських) питань (у тому числi для закупiвлi сiльськогосподарської продукцiї в населення та заготiвлi вторинної сировини, у тому числi брухту чорних металiв i брухту кольорових металiв). Строк використання такої готiвки продовжується до завершення строку вiдрядження.

Видача пiдзвiтнiй особi готiвки пiд звiт проводиться за умови звiтування нею у встановленому порядку за ранiше отриманi пiд звiт суми.

Звiтування за одержану пiд звiт або на вiдрядження готiвку здiйснюється вiдповiдно до законодавства України.

Зразок заповнення видаткового касового ордера на видачу коштiв пiд звiт на вiдрядження наведемо на рис. 6.

Далi наведемо зразок заповнення видаткового касового ордера на видачу коштiв пiд звiт на вiдрядження та для вирiшення в цьому вiдрядженнi виробничих (господарських) питань.

Припустимо, що облiк коштiв, виданих пiд звiт, пiдприємство веде окремо: на вiдрядження (субрахунок 3721), для вирiшення виробничих (господарських) питань (субрахунок 3722). Видачу готiвки для прикладу оформимо одним касовим (рис. 7).

Нагадаємо, що складання таких касових ордерiв до офiцiйних роз’яснень НБУ та Мiнфiну України є передчасним i може призвести до непорозумiнь з контролюючими органами.

Рисунки 1-7 для ознайомлення знаходиться: роздiл "Довiдники", пiдроздiл "Додатки до документiв", папка "Консультацiї".

Список використаних документiв

Методические рекомендации N 356 - Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. N 356

Положення N 148 - Положення про ведення касових операцiй у нацiональнiй валютi в Українi, затверджене постановою Правлiння НБУ вiд 29.12.2017 р N 148

Положення N 637 - Положення про ведення касових операцiй у нацiональнiй валютi в Українi, затверджене постановою Правлiння НБУ вiд 15.12.2004 р N 637 (втратило чиннiсть)

Людмила Волинець

"Консультант бухгалтера" N 4 (848) 26 лютого 2018 року