Порядок оприходования налички: готовая «рыба» для вас Печать

Бухгалтер 911

Февраль , 2018/№ 10

https://goo.gl/DTh5z2#118534

Автор : Войтенко Татьяна, налоговый эксперт, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Свалившееся 5 января «как снег на голову» новое «кассовое» Положение № 148* заставляет предприятия разработать и утвердить свой порядок оприходования наличности в кассе. На что обратить внимание предприятию при разработке такого внутреннего документа? Об этом — в данной статье.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Что значит «оприходовать наличность»?

Вся попадающая в кассу предприятия или его обособленного подразделения наличность должна быть своевременно оприходована (п.п. 2 п. 58 Положения № 148). Под оприходованием поступившей в кассу наличности понимают ее учет в полной сумме в кассовой книге / книге учета доходов и расходов (п.п. 18 п. 3 Положения № 148).То есть для целей оприходования наличности теперь предназначены только две формы книг учета: 1) кассовая книга; 2) книга учета доходов (и расходов).

Записью в книгу учета доходов и расходов (доходов) приходуют наличку физлица-предприниматели.

Внимание! Из определения термина «оприходование наличности» исключена книга учета расчетных операций (КУРО). Поэтому отныне запись в КУРО, с точки зрения оприходования наличности, ничего не значит (в отличие от ранее действовавших правил).Учтите! Наличность, поступающую в кассу, приходуют в день ее получения в полной сумме (п. 11 Положения № 148). На фактически поступившую в кассу сумму выписывают приходный кассовый ордер (ПКО). А затем на его основании кассир осуществляет запись в кассовой книге тоже, кстати, в день поступления налички (п. 40 Положения № 148).Если предприятие использует РРО или РК с КУРО (без применения РРО), тот же п. 11 Положения № 148 допускает возможность оприходования наличности в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций. Однако эта норма диссонирует с п. 25 Положения № 148. Последний требует осуществлять прием наличности в кассу исключительно по ПКО. К самому же ПКО может быть приложен документ, на основании которого он составлен.Поэтому пока НБУ не прояснит ситуацию на этот счет, «бежать впереди паровоза» не советуем — прием наличности в кассу оформляйте ПКО и уже его данные вносите в кассовую книгу.

Когда нужна «обособленная» кассовая книга?

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Кстати, заметьте: в «кассовых» целях обособленными подразделениями являются филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или иное вещное право, предусмотренное законодательством Украины (п.п. 2 п. 3 Положения № 148).Так вот, обособленные подразделения кассовую книгу (п. 39 Положения № 148):— должны вести — если принимают наличные за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по ПКО, а также выдают наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам (РКО) и расходным ведомостям (абзац третий);— не ведут — если проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам (абзац четвертый).Получается, в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда оно принимает/выдает наличку по кассовым ордерам.

К такому же выводу приходят и налоговики (см. http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/323847.html).

А как быть с оприходованием налички? Ведь оприходование — это учет наличности в полной сумме именно в кассовой книге. А если ее не заводить для обособленного подразделения, что тогда подтвердит факт оприходования?На наш взгляд, такое послабление распространяется только на те обособленные подразделения, которые сдают выручку исключительно в кассу головного предприятия, где и происходит оприходование налички в его кассовой книге.Причем, похоже, такие обособленные подразделения обязаны теперь всю выручку до копейки выгрести из ящика РРО и сдать головному предприятию, чтобы она считалась оприходованной, даже если не нарушен лимит.Если же обособленное подразделение сдает выручку в банк или небанковское финучреждение, минуя головную кассу, без «обособленной» кассовой книги ему не обойтись. Иначе у него не состоится оприходование наличности. Этот вывод следует из системного прочтения п.п. 18 п. 3 и п. 11 Положения № 148.Правда, налоговики «выдали на-гора» консультацию, где разъясняют: без оприходования в кассе предприятия (!) обособленные подразделения вправе сдавать наличную выручку (1) непосредственно в кассы юридических лиц или (2) банков, или (3) небанковских финансовых учреждений, которые получили соответствующую лицензию на перевод средств в нацвалюте.

См. консультацию в категории 109.15 ЗІР.

То есть при таком либеральном подходе обособленные подразделения, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, могут сдать наличную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), не приходуя ее в кассе предприятия.Какую именно кассу имели в виду контролеры — головную или обособленную? Или же одновременно и ту и другую?Трактовать здесь можно по-разному. Так, если речь идет о кассе головного предприятия, то в ситуации сдачи полученной обособленным подразделением выручки в банк (самостоятельно или через инкассаторов) все логично — наличка в таком случае проходит мимо головной кассы и соответственно без оприходования в ней. А вот если обособленное подразделение сдает наличку непосредственно в кассу головного предприятия, то, понятно, там ее и оприходуют. Если же фискалы имели в виду обособленную кассу, то, по-видимому, они еще не вникли в произошедшие «кассовые» изменения .Да, если по-честному, эта их консультация «до боли» повторяет отмененную, с той лишь разницей, что она теперь ссылается на нормы нового «кассового» Положения № 148 (ср. 048776000). В общем, без индивидуальной налоговой консультации (ИНК) в свой адрес пользоваться этим либеральным мнением, считаем, рискованно.Повторим! Если обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО не ведет кассовую книгу (как разрешает п. 39 Положения № 148), то его наличную выручку безопаснее сдавать в кассу головного предприятия и приходовать там.

Ведь запись в КУРО не считается оприходованием наличности.

Если же обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО сдает полученную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), то «обособленную» кассовую книгу ему лучше таки иметь!Вероятно, как раз для подобного случая НБУ и задумал осуществлять записи в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков / данных расчетных квитанций. А норма о том, что обособленным подразделениям кассовая книга вообще не нужна, — просто атавизм, перекочевавший из старого «кассового» положения.Поэтому пока загадка не разгадана, «обособленную» кассовую книгу, считаем, надо иметь в любом обособленном подразделении предприятия, которое не сдает наличку в головную кассу, независимо от того, применяет оно РРО (либо РК с КУРО) или нет.

По крайней мере, до того момента пока «на руках» у предприятия не появится «освобождающая» ИНК.

Что включать в порядок оприходования налички?

Как поступать, когда режим работы обособленных подразделений с РРО (либо РК и КУРО), которые не ведут кассовую книгу, не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (в том числе в выходные и праздничные дни)? Например, график работы бухгалтерии предприятия — 5 дней в неделю с 8:00 до 16:30 (выходные — суббота и воскресенье), а режим работы обособленного подразделения — ежедневно с 9:00 до 23:00 без выходных.В подобной ситуации п. 40 Положения № 148 предлагает внутренним документом определить порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия — юридического лица, который обеспечит своевременность оприходования наличности в кассе. Очевидно, что речь здесь идет о тех хозяйственных единицах, которые сдают наличку в головную кассу.Одновременно с этим п. 12 Положения № 148 обязывает предприятия утвердить отдельный документ — порядок оприходования наличности в кассе (как для себя самого, так и для своих обособленных подразделений или же единый «кассовый» документ для всех).Такой порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины. В нем стоит максимально учесть особенности работы как предприятия, так и его обособленных подразделений:— внутренний трудовой распорядок;— режим работы;— графики сменности;— порядок и особенности сдачи наличной выручки в банк (см. п. 12 Положения № 148).Сроки разработки и утверждения своего порядка оприходования наличности Положение № 148 не определяет. Судя по всему, тут надо действовать по принципу — чем быстрее, тем лучше.Никаких штрафных последствий отсутствие собственного порядка оприходования налички не влечет. Тем не менее в процессе проверки кассовой дисциплины он наверняка сыграет на руку предприятию при возникновении разногласий с контролерами (в частности, относительно оформления кассовых документов).

Что касается пятикратного штрафа по ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95, то его применяют за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассах наличности.

Во внутреннем порядке оприходования наличности в кассе предприятия имеет смысл прописать:— будут ли вести кассовые книги обособленные подразделения;— на основании каких кассовых документов будет осуществляться оприходование наличности;— механизм взаимодействия между бухгалтерией предприятия и обособленными подразделениями, если их режим работы не совпадает;— порядок сдачи наличной выручки (предприятием в банки — самостоятельно, через инкассаторов или с помощью операторов почтовой связи, национальных операторов либо небанковских финучреждений; обособленными подразделениями — непосредственно в кассу юрлица, в банк или в небанковское финучреждение);— сроки сдачи наличности обособленными подразделениями в кассу предприятия с учетом внутреннего трудового распорядка, режима работы, графика сменности;— сроки сдачи наличной выручки в банк;— должности лиц, ответственных за сдачу и оприходование налички.Шаблон порядка оприходования наличности в кассе для предприятия розничной торговли — магазина (супермаркета), режим работы которого не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии, приведем далее. При этом условимся, что (1) бухгалтерия предприятия и объект торговли находятся в одном здании, (2) распорядок работы директора магазина совпадает с графиком работы кассира предприятия.

Порядок

оприходования наличности в кассе ООО «Спектр»

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение № 148), и устанавливает порядок проведения, оформления, учета кассовых операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в национальной валюте Украины в ООО «Спектр» (далее — предприятие).

2. Настоящий Порядок обязателен для выполнения всеми сотрудниками предприятия, причастными к осуществлению кассовых операций.

3. В настоящем Порядке термины употребляются в значениях, приведенных в Положении № 148 и законах Украины.

II. Организация наличных расчетов

4. Расчетные операции, которые проводятся в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР, оформляются согласно требованиям данного Закона.

5. Для обеспечения правильного, полного и своевременного оприходования наличной выручки (наличности) и в связи с несовпадением режима работы магазина (с 9:00 до 23:00 без выходных) с распорядком функционирования бухгалтерии (с 8:30 до 17:30) установлен режим работы кассира предприятия / исполняющего обязанности кассира предприятия (далее — кассир): с 8:30 до 12:30 и с 20:30 до 23:30.

6. Для учета операций с наличными деньгами предприятие применяет кассовую книгу. Кассовая книга ведется в электронной форме с помощью компьютерной техники с последующей ее распечаткой. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

7. Наличность, которая поступает в кассу предприятия, приходуется в день ее получения в полной сумме. Для оприходования наличности используются приходные кассовые ордера типовой формы № КО-1 (далее — ПКО).

8. Сдача наличной выручки в банк для зачисления на текущий счет осуществляется предприятием через службу инкассации на основании заключенного договора с банком. Ответственным за инкассацию наличности в банк является кассир.

9. При работе с наличными кассир руководствуется Правилами определения платежных признаков и обмена банкнот, разменных и оборотных монет национальной валюты Украины, утвержденными постановлением Правления НБУ от 23.10.2013 г. № 422.

III. Порядок оформления кассовых операций по оприходованию наличности

10. Кассовые операции по поступлению наличности в кассу предприятия оформляются ПКО в бумажном виде.

11. Прием наличности в кассу предприятия (с места проведения расчетов — касс РРО, банка и т. п.) производится по ПКО, подписанным главным бухгалтером или директором магазина. К ПКО прилагаются документы, которые являются основанием для их составления (при их наличии).

О приеме наличности в кассу предприятия по ПКО выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером (директором магазина), подпись которого удостоверяется оттиском печати предприятия.

12. Сдача наличности с мест осуществления наличных расчетов с применением РРО в кассу предприятия осуществляется в конце рабочего дня магазина по мере закрытия касс РРО с выполнением операции «служебная выдача». Ответственным за полную и своевременную сдачу наличности кассирами РРО в кассу предприятия является директор магазина.

13. ПКО и квитанции к ним заполняются кассиром с использованием компьютерной техники, а затем распечатываются на бумаге. В ПКО, которые оформляются на общую сумму полученной наличности (получение наличности из банка по чеку и оприходование ее в кассе), реквизит «Прийнято від» не заполняется. Другие реквизиты в ПКО являются обязательными к заполнению.

В ПКО указывается основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы.

Выдача ПКО на руки лицам, которые вносят наличность, запрещается.

Прием наличности по ПКО проводится только в день их составления.

Исправления в кассовых ордерах запрещаются.

14. Регистрация ПКО осуществляется кассиром в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3) с помощью компьютерных средств.

15. Кассир перед получением наличности по ПКО обязан проверить:

1) наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера (директора магазина);

2) правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из названных требований кассир дооформляет документы.

После получения наличности по ПКО кассир подписывает их, а на приложенных к ним документах проставляет оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

16. По операциям получения наличности кассир осуществляет записи в кассовой книге по каждому ПКО в день ее поступления. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день не осуществляются.

Кассир ежедневно в конце рабочего дня суммирует операции за день, выводит остаток наличных денег в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию отчет кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись бухгалтера на вкладном листе кассовой книги не позднее 9:00 следующего рабочего дня бухгалтерии.

17. После составления кассиром отчета и его обработки бухгалтером кассовые документы комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в архиве предприятия.

Кассовые документы выносятся из помещения предприятия только по письменному разрешению главного бухгалтера. До конца рабочего дня такие документы обязательно должны быть возвращены в помещение предприятия.

IV. Порядок сдачи наличной выручки (наличности) в банк

18. Установить срок сдачи наличной выручки (наличности) для ее зачисления на текущие счета предприятия в банках — на следующий день за днем поступления наличной выручки (наличности) в кассу предприятия.

19. Наличная выручка (наличность) сдается в банк через службу инкассации.

Документом, который свидетельствует о сдаче выручки в банк, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика.

20. Выдачу наличности из кассы предприятия для ее сдачи в банк оформляют расходным кассовым ордером типовой формы № КО-2 (далее — РКО). РКО заполняются кассиром с использованием компьютерной техники, а затем распечатываются на бумаге.

В РКО, оформляемых на общую сумму проведенных кассовых операций (сдача наличности в банк), реквизиты «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющего личность получателя (заполняемые получателем наличности), не заполняются. Другие реквизиты в РКО являются обязательными к заполнению.

21. РКО после выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах проставляется оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

22. Кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям выдачи наличности по каждому РКО в день ее выдачи.

23. Наличность не подлежит сдаче в банк, если она не превышает предельную величину установленного лимита остатка в кассе предприятия.

Контроль за тем, чтобы сумма остатка денежных средств на конец дня в кассе предприятия не превышала установленный лимит, осуществляет кассир.